雅安市教育基金会档案管理制度

为了加强雅安市教育基金会各类文件、文书及重要资料的收集、整理、建档和保管，切实提高本会文书档案的综合利用效率，特制定本制定。

一、档案管理部门

本基金会办公室负责档案的管理工作，主要职责如下：

1、组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度。

2、认真做好基金会各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作。

3、指导和监督本会各类文件、材料的立卷归档工作。

4、负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作。

5、努力提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

二、档案管理体制

根据基金会日常工作，切实加强以下几种档案的管理：

1、规范性文件：包括上级颁发、需要本会执行的，或由本会制发的各种正式文件、规章制度等。

2、本会章程、理事会形成的文件、决议及重要材料。

3、本会的各种工作计划、总结、报告、领导批示、会议纪要、工作简报、新闻稿件、项目资料、图片等。

4、本会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。

5、证件性文书资料：包括法人登记证、法人代码证、税务登记证、银行开户许可证、社会保险登记证、以及本会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证书和证明等。

6、财务、会计及其管理方面的文件材料。

7、员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。

8、本会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。

9、声像制品资料：包括本会在其各种公益慈善活动活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。

10、本会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。

三、平时进档归卷

1、建立健全平时归卷制度，及时将领导签批的文件材料收集齐全，并加以整理归卷。

2、根据本会的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。

四、归档案卷保存

1、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值实行归档，便于保管和利用。

2、所有归档文件材料的种类、份数，以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，应予合并立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也应随同绝密文件立卷。

4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

5、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

6、案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案借阅利用

1、档案的利用方式

（1）提供档案原件。

（2）提供档案复印件。

（3）提供文件索引资料。

2、档案的借阅管理

（1）凡本部门以外人员需使用档案者，均须提供文件调阅申请，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

（2）案卷一般仅供在档案室阅看；立卷的文件、资料可外借，外借必须办理登记手续。

（3）借阅期限一般不得超过10天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经领导批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须经领导同意，且审核后方能带出。

六、档案销毁管理

1、对已失效的档案，由档案管理人员登记造册，经相关领导共同鉴定，报理事长或秘书长批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

                            雅安市教育基金会

                              2009年6月19日